Location de matériel de fête et d'événement à Fredericton : chapiteaux, tables, jeux gonflables et tout le reste

Le portrait d'ensemble : qui loue quoi dans le coin

Fredericton est assez petite pour ne pas avoir d'immense entrepôt événementiel où tout se trouve sous un même toit, mais assez grande pour offrir un vrai choix. Le milieu de la location locale se divise en quelques créneaux : des entreprises spécialisées en chapiteaux et structures, une boutique complète de décor et de vaisselle, des spécialistes du gonflable pour les fêtes d'enfants, et des fournisseurs régionaux d'audiovisuel et de scène qui feront la route depuis Moncton ou Saint John pour un plus gros contrat. La plupart donnent leurs prix sur demande plutôt que d'afficher une liste complète, alors quelques appels et courriels font partie du jeu.

L'autre chose à savoir dès le départ : plusieurs des meilleures options se trouvent juste à l'extérieur des limites de la ville. Advanced Fabrics est établie à Hanwell, à quelques minutes après l'extrémité ouest, et l'équipe du gonflable chez Quilli's est à Keswick Ridge, à une vingtaine de minutes par la route 102. C'est normal ici, et ça ne veut pas dire que vous paierez une fortune pour faire venir le matériel en ville. Ça veut simplement dire que le « local » s'étire un peu plus loin que le centre-ville, ce qui vaut la peine d'être retenu quand vous comparez les frais de livraison.

Peu importe ce que vous organisez, le mouvement intelligent est de fixer d'abord votre nombre d'invités et votre date, puis de travailler à rebours. La taille du chapiteau, le nombre de tables et le nombre de chaises découlent tous du nombre de personnes qui viennent réellement, et chaque entreprise de location vous posera cette question avant de pouvoir vous donner quoi que ce soit de concret.

Chapiteaux, tables, chaises et nappes : les gros morceaux de base

Le chapiteau est l'élément que la plupart des gens sous-estiment, tant pour le coût que pour le délai. Advanced Fabrics, à Hanwell, est le poids lourd ici : elle annonce des chapiteaux pouvant accueillir des groupes de 25 à 2 500 personnes, en plus des tables, des chaises et des systèmes de rideaux sur portants, et elle s'occupe elle-même de la livraison, de l'installation et du démontage. Ce dernier point compte plus qu'on ne le croit : un chapiteau à structure n'est pas quelque chose que vous voulez ériger dans votre cour le matin d'un mariage, et les entreprises sérieuses incluent le montage et le démontage dans le prix. Leur numéro est le (506) 459-5858, et elle est ouverte en semaine avec, en plus, le samedi matin.

Pour les tables et les chaises seules, vous avez de vraies options. Irvine and Co. Event Rentals dessert la grande région de Fredericton avec chapiteaux, tables et chaises et vise à répondre aux demandes de soumission en moins de 48 heures (joignez-la au 506-230-5691). Mariluxe Events and Rentals, située au 85 Lorilynn Crescent à Fredericton, loue à la pièce, ce qui est pratique quand vous voulez simplement compléter votre propre inventaire : pensez chaises pliantes, chaises chiavari, tables de banquet et planchers de danse. Il y a aussi un Fredericton Tent Guys qui opère localement, repérable sur Facebook, si vous magasinez le prix d'un plus petit chapiteau.

Les nappes, c'est là qu'une fête dans la cour se transforme discrètement en véritable événement. Une simple table pliante a l'air bien différente une fois qu'elle a une nappe dessus, et la plupart des boutiques à service complet ont des nappes de table, même si le choix de couleurs et de tailles varie beaucoup d'une entreprise à l'autre. Si une couleur précise vous tient à cœur (disons que vous agencez une palette de mariage), renseignez-vous tôt, car les nappes sont fréquemment l'article qui doit être commandé auprès d'un inventaire régional plus vaste.

Vaisselle, verrerie et les touches finales

C'est la catégorie que les gens oublient jusqu'à deux semaines avant, puis paniquent à son sujet. Servir un souper à l'assiette à 80 personnes, ça veut dire 80 assiettes, 80 ensembles de couverts et un verre ou trois par invité, et tout acheter en jetable est à la fois du gaspillage et, passé un certain nombre de convives, pas vraiment moins cher que de louer. Mariluxe Events and Rentals est la boutique locale la plus transparente là-dessus : elle affiche la verrerie autour de 0,50 $ la pièce, les ensembles de couverts près de 2 $, et les réchauds pour garder la nourriture au chaud à environ 10 $ chacun. Ce sont des prix à la pièce, alors un vrai souper monte vite, mais ça vous permet de budgéter avec précision.

Au-delà du fonctionnel, le marché de la location de décor à Fredericton et dans les environs a beaucoup grandi. Mariluxe offre aussi des murs de fleurs, des causeuses, des toiles de fond sur portants et de l'affichage personnalisé, le genre d'inventaire qui obligeait autrefois à faire un aller-retour à Moncton. Si votre goût est plus rustique que glamour, RustiCo Events, de Saint John, dessert toute la province et se spécialise dans les tables champêtres faites à la main, les bougies, les lanternes, les vases et les draperies, ce look chaleureux et boisé qui photographie bien lors d'un mariage à la grange ou au vignoble.

Un mot honnête de prudence : la vaisselle et la verrerie viennent presque toujours avec une attente de nettoyage et une politique de bris. Lisez les petits caractères. Certaines entreprises veulent que tout soit rincé et remballé; d'autres facturent des frais de nettoyage mais vous demandent au moins de gratter les assiettes. Dans tous les cas, prévoyez quelques verres cassés, parce que dans une fête, il y en a toujours qui cassent, et les frais de remplacement sont habituellement précisés dans le contrat.

Jeux gonflables et structures gonflables pour les enfants (et les adultes braves)

Pour les fêtes d'anniversaire, les journées d'amusement à l'école et les événements communautaires, le gonflable est une petite industrie à part entière. Playmania loue des jeux gonflables, des unités combinées, des parcours à obstacles et des glissades à deux couloirs, en plus d'extras comme des jeux de pelouse géants. L'entreprise est établie du côté de Riverview mais livre à Fredericton pour des frais de 200 $, ce qui est le compromis honnête quand on fait affaire avec un plus gros fournisseur régional : excellente sélection, mais la route paraît sur la facture. Vous pouvez la joindre à [email protected] ou au (506) 962-7529, et elle offre la réservation en ligne.

Plus près de la maison, Quilli's, à Keswick Ridge, loue des structures gonflables depuis 2012 et se décrit comme pleinement licenciée et assurée, ce qui est exactement l'expression que vous voulez entendre avant de mettre une douzaine d'enfants sur un jeu gonflable. Elle exploite aussi un parc aquatique gonflable à Woolastook pour la saison estivale, alors c'est une véritable option locale à une vingtaine de minutes de la ville (506-259-7755). L'assurance n'est pas une formalité ici : bien des lieux, et certainement toute école ou tout parc municipal, exigeront un certificat d'assurance avant qu'un gonflable soit installé.

Quelques notes pratiques propres aux gonflables. Ils ont besoin d'une surface plane et raisonnablement souple ainsi que d'un accès à l'électricité (ou d'une génératrice), et les bons fournisseurs poseront des questions sur votre cour, la largeur de votre barrière et votre terrain avant de confirmer. Le vent est l'autre facteur : l'exploitation sécuritaire a ses limites, et une entreprise sérieuse aura une politique de pluie et de vent plutôt que de simplement croiser ses doigts et les vôtres.

Audiovisuel, scène et son pour les événements d'entreprise et les mariages

Dès que vous dépassez la fête dans la cour pour aller vers un congrès, un gala ou un mariage avec discours et première danse, l'audiovisuel devient un poste budgétaire à part. Fredericton n'a pas une grande écurie de maisons de location audiovisuelle spécialisées, alors pour une production sérieuse, bien des organisateurs font venir un spécialiste régional. Bob Lee Productions, établie dans la grande région de Moncton et desservant le Nouveau-Brunswick, la Nouvelle-Écosse et l'Île-du-Prince-Édouard, couvre l'audiovisuel, la scène, le décor de mariage et les montages de congrès et de salons commerciaux, et elle s'occupe aussi des chapiteaux. Pour un événement d'entreprise sur plusieurs jours, faire gérer le chapiteau, la scène et le son par une seule entreprise sous un même contrat peut épargner bien des maux de tête de coordination.

Pour des besoins plus modestes, vous n'aurez peut-être pas besoin d'une maison de production complète du tout. Mariluxe loue un système de sonorisation portatif (deux haut-parleurs, une console et un micro) aux alentours de 40 $, ce qui est amplement suffisant pour de la musique d'ambiance et quelques toasts à une réception modeste. L'écart entre « un haut-parleur et un micro » et « un événement avec scène, mixage et éclairage professionnel » est énorme, tant en complexité qu'en coût, alors soyez honnête avec vous-même quant à celui que vous planifiez réellement avant de commencer vos appels.

Si votre événement se tient dans un lieu établi de Fredericton (une salle de bal d'hôtel, le centre des congrès, un espace universitaire), demandez toujours d'abord quel matériel audiovisuel est déjà installé ou disponible sur place. Bien des lieux ont des projecteurs, des écrans et un système de son maison, et il est presque toujours moins cher d'utiliser le leur que de charrier le vôtre. Consultez notre carrefour de guides quand vous magasinez un lieu, puisque la salle dicte souvent le matériel que vous devez ou non louer.

Où louer localement : la liste courte

Voici le répertoire pratique, tous confirmés comme desservant la région de Fredericton. Pour les chapiteaux et les structures, Advanced Fabrics, à Hanwell (506-459-5858), est la référence pour tout, du petit auvent de cour à un grand chapiteau pour des centaines de personnes, montage et démontage inclus. Irvine and Co. Event Rentals (506-230-5691) couvre la grande région de Fredericton pour les chapiteaux, tables et chaises. Fredericton Tent Guys opère aussi localement et se joint par sa page Facebook.

Pour la vaisselle, le décor et la location à la pièce, Mariluxe Events and Rentals, au 85 Lorilynn Crescent (506-308-3302), est la boutique en ville la plus complète, et elle ajoute décoration, arrangements floraux, ballons et coordination le jour même si vous voulez un coup de main pour mener réellement l'événement plutôt que juste louer le matériel. Pour les looks rustiques et vintage, RustiCo Events dessert la province depuis Saint John. Pour les fêtes d'enfants et les journées d'amusement communautaires, Playmania (506-962-7529) et Quilli's, à Keswick Ridge (506-259-7755), s'occupent des gonflables, et pour de l'audiovisuel et de la scène complets sur un plus gros contrat, Bob Lee Productions viendra de la région de Moncton.

Dépôts, livraison, ramassage et délai de réservation

Presque toutes les entreprises de location demanderont un dépôt pour vraiment retenir votre date, et la date est ce pour quoi vous êtes réellement en compétition. Un seul samedi de juillet, il n'y a qu'un nombre limité de gros chapiteaux dans la région, et une fois réservés, ils sont réservés. Les structures de dépôt varient (certaines prennent un pourcentage du total, d'autres un acompte fixe non remboursable), et le solde est généralement dû avant ou à la livraison. Aucune des boutiques locales n'affiche ses modalités de dépôt exactes en ligne, alors traitez ça comme une question à poser dès le départ, en même temps que la politique d'annulation, qui compte énormément pour un événement extérieur dans une province où la météo a des opinions.

La livraison et le ramassage sont habituellement des frais distincts, et ils augmentent avec la distance. Les frais affichés de 200 $ de Playmania pour se rendre à Fredericton depuis le côté de Moncton en sont une illustration claire : plus le matériel voyage loin, plus vous payez pour le déplacer. La livraison en ville par une boutique établie à Fredericton coûtera bien moins cher. Quand vous comparez les soumissions, assurez-vous que la livraison, le montage et le démontage sont tous détaillés, car un prix de location affiché bas peut cacher de gros frais de logistique, et une soumission tout compris légèrement plus élevée d'une entreprise plus proche peut facilement revenir moins cher.

Côté échéancier : pour un mariage estival ou tout gros événement, entamez ces conversations plusieurs mois à l'avance. De juin à septembre, c'est la haute saison partout dans les Maritimes, et les fins de semaine de remise de diplômes et les longs congés se remplissent vite. Pour un petit anniversaire dans la cour avec un jeu gonflable et quelques tables, deux semaines suffisent souvent, mais même là, les samedis populaires se réservent d'avance. Dans le doute, réservez tôt. Vous pouvez habituellement ajuster les quantités plus tard bien plus facilement que faire apparaître un chapiteau déjà réservé. Notre calendrier des événements donne une bonne idée de l'achalandage probable d'une fin de semaine donnée en ville.

Coûts approximatifs et comment budgéter sans surprises

La chose la plus utile à comprendre, c'est que la location est facturée à la pièce, et que les totaux grimpent en douce. En prenant les tarifs locaux affichés de Mariluxe comme repère concret : les chaises pliantes coûtent environ 2,50 $ chacune, les plus belles chaises chiavari autour de 5 $, les tables de banquet à peu près 12 $, un plancher de danse environ 200 $, une toile de fond sur portants près de 50 $, la verrerie autour de 0,50 $ la pièce et les ensembles de couverts près de 2 $. Pris isolément, ça semble anodin. Multipliez par un nombre de 80 ou 100 invités, ajoutez les nappes, ajoutez la vaisselle, et la facture de location d'une réception dans la cour peut atteindre les quatre chiffres avant même que vous ayez payé une seule fleur.

Le chapiteau est la carte imprévisible et se fait presque toujours coter individuellement. La taille, le style (un simple chapiteau à mât par rapport à un chapiteau à structure conçue), le plancher, les murs latéraux, l'éclairage et les conditions du site font tous bouger le chiffre, ce qui est exactement pourquoi des entreprises comme Advanced Fabrics cotent plutôt que d'afficher un menu. Ne soyez pas gêné de leur donner votre budget et votre nombre d'invités et de demander ce qu'elles recommanderaient; un bon représentant préfère vous donner la bonne taille que vous vendre une structure dont vous n'avez pas besoin. Et souvenez-vous des extras faciles à oublier : la livraison, le montage, le démontage, une génératrice s'il n'y a pas d'électricité, des chaufferettes ou des ventilateurs selon la saison, et le dépôt lui-même.

Pour garder le tout raisonnable, dressez une simple liste détaillée avant d'appeler qui que ce soit : chapiteau, tables, chaises, nappes, couverts complets, verrerie, tout décor, plus la livraison. Obtenez deux ou trois soumissions à partir de cette même liste pour comparer des pommes avec des pommes. C'est plate, ça prend une soirée, et ça vous épargnera à la fois de l'argent et l'angoisse bien précise de constater à 16 h le jour même qu'il vous manque 30 chaises.